Frank Schatz

AGILE MENTOR & CERTIFIED SCRUM TRAINER

Was tun, wenn Stakeholder in kurzer Zeit zuviel erwarten?

Ich finde das ist ein zentrales Thema, das viele von uns in der Unternehmenspraxis immer wieder herausfordert:

Unrealistische Erwartungen von Stakeholdern.

Hauptsächlich erwarten Stakeholder oft zu viel in zu kurzer Zeit.

Dies führt zu Frustration und Überlastung des Teams und auch die Qualität der Ergebnisse leidet.

Als Scrum Mentor & Trainer, stelle ich dir jetzt einige bewährte Lösungsansätze vor, um dieses Impediment zu beseitigen.

Die Basis für alle weiteren Schritte ist ein optimales Stakeholder-Management.

In der Praxis erlebe ich immer wieder, das Teams keine Stakeholdermap angefertigt haben um festzulegen an wen und wie, welche Kommunikation erfolgen soll. Stattdessen erfolgt Kommunikation ungerichtet mit dem selben Informationsniveau an unterschiedliche Ebenen.

Stakeholdermaps sind meiner Meinung nach, Fundamental für ein wirkungsvolles Stakeholder Management.
Teams müssen auch ihre Möglichkeiten und Grenzen klar darlegen. Das Ziel ist es, eine realistische Erwartungshaltung zu schaffen und einen offenen Dialog zu führen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nutzung der Sprint Reviews. Diese Meetings bieten oft die einzige Möglichleit den Stakeholdern die Fortschritte und die tatsächlich gelieferten Ergebnisse zu präsentieren und erlebbar zu machen.
Auf diese Weise kann ein Scrum Team die Realität der Teamkapazität verdeutlichen und eventuelle Missverständnisse klären und Erwartungshaltungen nivellieren.

Zusätzlich ist Transparenz gefragt.

Hier kommen Burndown Charts, die Velocity des Teams und der geschaffene Business Value ins Spiel.

Diese Metriken zeigen den Stakeholdern zu jeder Zeit, wie viel Arbeit und Wert, tatsächlich in einem Sprint erledigt wird und werden kann. Dies schafft eine solide Grundlage für realistische Erwartungshaltungen.

Ein oft übersehener, aber sehr wichtiger Punkt ist die Priorisierung und der Fokus. Wir müssen den Stakeholdern helfen, die Anforderungen nach ihrem Business Value zu priorisieren. So stellen wir sicher, dass das Team zuerst an den wichtigsten Features arbeitet und der größtmögliche Nutzen erzielt wird.

Darüber hinaus sollten wir realistische Zeitpläne erstellen. Hierbei können wir auf historische Daten und die Velocity des Teams zurückgreifen. Diese Zeitpläne müssen klar und verständlich an die Stakeholder kommuniziert werden.
Wenn Stakeholder regelmäßige an Product Backlog Refinement Meetings teilnehmen, hilft das die Erwartungen der Stakeholder zu managen und sicherzustellen, dass die Anforderungen klar und realistisch sind.
Transparenz über Abhängigkeiten und Risiken ist dabei unerlässlich. Wir müssen die Stakeholder über mögliche Hindernisse informieren, die den Fortschritt beeinflussen könnten und die aktivieren um eventuell Risiken auf einem anderen Level zu bewerten.

Ein besonders hilfreicher Ansatz ist das Konzept des Minimum Viable Product. Indem wir den Stakeholdern den Wert eines MVP erklären und darauf hinarbeiten, früh nutzbare Produkte zu liefern, können wir frühzeitig Feedback erhalten und die Erwartungen anpassen.

Schulungen und Mentoring sind ebenfalls essenziell.

So können Schulungen für Stakeholder angeboten werden, um ihnen ein besseres Verständnis der Entwicklungskurve in agilen Projekten zu vermitteln.

Dies schafft Verständnis und Vertrauen in die Arbeitsweise der Teams.

Zum Schluss empfehle ich gelegentliche Retrospektiven mit Stakeholdern. So können Teams deren Feedback sammeln und gemeinsam Wege zur Verbesserung der Zusammenarbeit zu finden.

Unrealistische Erwartungen sind ein häufiges Problem, dem wir mit einer Mischung aus Kommunikation, Transparenz, Priorisierung und Bildung begegnen können.

Durch diese Maßnahmen können wir sicherstellen, dass Stakeholder realistische Erwartungen entwickeln und die Arbeit der Scrum Teams besser verstehen und wertschätzen.

Sie wünschen sich jemanden, der mit Rat & Tat zu Seite steht? Planen Sie jetzt ein Erstgespräch mit Frank Schatz.