Anwendungsfall
Wie automatisiere ich eine wiederkehrende Auswertung, statt sie jeden Monat neu zu bauen?
Eine Auswertung, die Sie jeden Monat manuell aus denselben Datenquellen zusammenstellen, lässt sich einmal als festes Vorgehen bauen und danach nur noch abrufen. Der Aufwand verschiebt sich vom Zusammentragen zum einmaligen Festlegen der Regel.
Woran Sie eine automatisierbare Auswertung erkennen
Nicht jede Auswertung eignet sich für Automatisierung. Ein gutes Zeichen ist, wenn jeden Monat dieselben Schritte in derselben Reihenfolge anfallen: Daten aus zwei oder drei Quellen zusammentragen, eine Summe bilden, eine Grafik erzeugen. Wenn sich der Inhalt zwar ändert, aber der Ablauf nicht, ist das genau der Fall, für den sich ein selbst gebautes Werkzeug lohnt.
Ein Beispiel: Eine selbstständige Beraterin erstellt jeden Monat eine Übersicht ihrer abgerechneten Stunden je Kunde, aus einer Zeiterfassung und einer separaten Rechnungsliste. Der Ablauf ist jeden Monat derselbe, nur die Zahlen ändern sich. Ein einmal gebautes Werkzeug zieht die Zahlen aus beiden Quellen und erstellt die Übersicht automatisch, sobald der Monat abgeschlossen ist.
Was vor dem Bau festzulegen ist
Eine Auswertung zu automatisieren bedeutet, den bisher gedanklichen Ablauf einmal explizit aufzuschreiben. Dazu gehören:
- Welche Quellen liefern welche Zahlen, und in welchem Format
- Welche Berechnung aus diesen Zahlen die eigentliche Kennzahl macht
- Wie oft die Auswertung gebraucht wird, und wer sie sieht
Fehlt einer dieser Punkte, entsteht eine Automatisierung, die zwar läuft, aber die falsche Zahl liefert, ohne dass es auffällt, bis jemand nachrechnet.
Wie der Aufbau in der Praxis abläuft
Der erste Durchlauf wird immer gegen eine von Hand erstellte Auswertung geprüft, nicht gegen eine Annahme. Stimmen beide überein, läuft die Automatisierung für den nächsten Monat allein. Weichen sie ab, liegt der Fehler entweder in der Datenquelle oder in der Rechenregel, und genau das wird geklärt, bevor die Auswertung produktiv genutzt wird.
| Von Hand jeden Monat | Einmal automatisiert |
|---|---|
| Gleicher Aufwand, jeden Monat erneut | Einmaliger Aufwand für die Regel |
| Fehleranfällig bei Zeitdruck am Monatsende | Feste Regel, unabhängig vom Zeitdruck |
| Wissen über den Ablauf nur im Kopf | Ablauf dokumentiert im Werkzeug selbst |
Wo weiterhin ein Blick von Hand nötig bleibt
Eine automatisierte Auswertung liefert eine Zahl, keine Einordnung. Ob ein Rückgang normal oder besorgniserregend ist, entscheiden Sie weiterhin selbst. Die Automatisierung nimmt das Zusammentragen ab, nicht die Interpretation. Wer beides vermischt, verlässt sich am Ende blind auf eine Zahl, die nie zur Entscheidung gedacht war.
Was eine automatisierte Auswertung nicht ersetzt
Eine automatisierte Auswertung ersetzt keine geprüfte betriebswirtschaftliche Auswertung für Bank oder Steuerberatung. Sie liefert eine schnelle, eigene Übersicht für laufende Entscheidungen. Für offizielle Zwecke bleibt die Auswertung der Buchhaltung oder Steuerberatung massgeblich, unabhängig davon, was das eigene Werkzeug anzeigt.
Verwandtes Vorhaben
Die Datenquellen und Rechenregeln unterscheiden sich von Geschäft zu Geschäft stark, deshalb lohnt sich eine genaue Klärung der eigenen Quellen und Regeln, bevor etwas automatisiert wird. Ein verwandtes Vorhaben mit ähnlicher Logik ist die automatisierte Rechnungsprüfung: auch dort steht die feste Regel vor der Automatisierung.